Le verdissement des parcs automobiles des entreprises ouvre la porte à de nombreuses questions. Outre le fait de prendre de nouvelles habitudes pour recharger son véhicule électrique de fonction, il faut également savoir qui paie la facture. D’autant plus que chaque entreprise peut avoir sa propre politique en la matière. Quelles sont les différentes options ? Que dit la loi ? Quelles sont les informations à savoir en matière de remboursement des frais de recharge à domicile pour les salariés. Faisons le point !
Les options de remboursement des frais de recharge
Avant toute chose, il est intéressant de revenir sur la distinction entre véhicule de service et véhicule de fonction. Si le premier est uniquement dédié aux déplacements professionnels, le second peut être utilisé à des fins personnels. Le remboursement des frais est alors plus complexe pour une voiture de fonction, puisque dans la majorité des cas, les entreprises ne défraient que les dépenses qui ont trait aux trajets professionnels. Toutefois, dans les deux cas, plusieurs options sont possibles.
Remboursement des frais de recharge au bureau
La solution la plus simple pour une entreprise est d’installer des bornes de recharge sur son parking privé et de les mettre à disposition des employés. De cette manière, les dépenses liées à la recharge des véhicules de fonction sont directement facturées à l’entreprise.
Ne nécessitant aucun frais de la part du salarié, il n’y a aucun remboursement à prévoir. Du moins, si la recharge est destinée à un usage professionnel.
En effet, dans le cadre de trajets personnels, les entreprises ne sont pas tenues de rembourser ou de prendre en charge les coûts liés à la recharge du véhicule. Tout dépend de la politique de l’entreprise. Celle-ci peut interdire toute utilisation privée de ses bornes de recharge, proposer des forfaits ou utiliser un outil de refacturation. C’est alors au salarié de rembourser l’entreprise et non l’inverse.
Remboursement des frais de recharge à domicile
Plus difficile à mettre en place, mais plus économique, l’installation de bornes de recharge au domicile des salariés est une autre solution possible. Financée par l’entreprise, cette option permet de réduire les frais de recharge, car le prix de l’électricité est souvent plus bas à domicile que sur une borne de recharge publique. De même, l’employé peut jouer avec les heures creuses et mettre son véhicule en charge au bon moment pour optimiser les coûts.
Néanmoins, la même problématique que pour les recharges personnelles en entreprise se pose. Les frais liés aux déplacements professionnels doivent être séparés des frais liés aux déplacements privés.
Dans ces conditions, deux possibilités s’offrent aux entreprises :
- Le remboursement forfaitaire : l’entreprise fait une estimation du nombre de recharges nécessaires, du nombre de kilomètres parcouru ou des frais engagés pour l’usage professionnel du véhicule. Il fixe ensuite un montant moyen (une base forfaitaire), qu’il paie chaque mois au salarié. Cette option contourne la nécessité de distinction entre recharge professionnelle et personnelle et décomplexifie le remboursement.
- Le remboursement des frais réels : il s’effectue sur la base des notes de frais fournies par les salariés. Cette solution est plus juste puisque ce sont les dépenses réellement engagées qui sont remboursées et non une estimation. Cependant, elle est plus compliquée à mettre en œuvre, car les notes de frais doivent être justifiées par des moyens fiables, à l’instar d’un sous-compteur ou d’une borne connectée à une console de supervision.
Remboursement sur les bornes publiques
Lors des déplacements, la recharge d’un véhicule électrique de fonction ne peut se faire que sur des bornes publiques. Dans ce cadre, les solutions de remboursement sont proches de celles connues des conducteurs de voitures thermiques.
Le salarié peut payer le prix de la recharge et demander un remboursement par le biais d’une note de frais, qu’il devra justifier avec une facture détaillée. L’entreprise peut aussi lui fournir une carte de recharge, qui fonctionne de la même manière qu’une carte carburant, et qui permet de payer sur de très nombreuses bornes de recharge publiques.
Le cadre légal et réglementaire
Le remboursement des frais engagés par la recharge d’un véhicule de fonction est encadré par la loi, mais également par l’URSSAF qui s’assure de la bonne distinction entre frais professionnels et avantages en nature.
Législation actuelle sur les frais de recharge des véhicules électriques
Selon l’arrêté du 20 décembre 2002, les dépenses d’un salarié effectuées au titre de son activité professionnelle doivent être remboursées par son employeur. Ce remboursement peut être forfaitaire ou réel, par le biais de notes de frais.
Les dépenses inhérentes à la recharge d’un véhicule de service ou d’un véhicule de fonction pour des déplacements professionnels sont ainsi considérées comme des frais professionnels.
Notion qu’il faut différencier des avantages en nature, qui sont des prestations fournies par l’employeur au salarié. Par exemple, si l’entreprise rembourse les frais destinées à partir en vacances avec son véhicule de fonction, c’est un avantage en nature. Elle n’est pas dans l’obligation de le faire.
Dans le cas d’un véhicule de fonction, il est important de faire la distinction entre les frais professionnels et les avantages en nature, car ils ne sont pas soumis aux mêmes règles fiscales. Et ce, que ce soit du côté de l’employeur que de l’employé.
Implications fiscales pour l’employeur et l’employé
L’URSSAF (Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales) collecte les différentes cotisations et contrôle qu’elles respectent bien la législation actuelle.
Ainsi, elle s’assure que les entreprises catégorisent correctement les frais professionnels et les avantages en nature. Une erreur pouvant impacter financièrement l’employeur comme l’employé :
- Les frais professionnels, et notamment les frais de déplacement, sont exclus des cotisations sociales et, par conséquent, du revenu imposable du salarié.
- Les avantages en nature sont soumis aux cotisations sociales patronales et salariales et font partie intégrante de la rémunération du salarié. Ils sont donc inclus dans le revenu imposable du salarié.
Dans les deux cas, ces dépenses sont déductibles du résultat imposable de l’entreprise.
Meilleures pratiques pour la gestion des frais de recharge
Entre les différentes options de recharge et les obligations légales et fiscales, il n’est pas évident de trouver la meilleure façon de gérer le remboursement des recharges d’un véhicule de fonction électrique. Heureusement, des solutions existent.
Élaboration de politiques claires et transparentes
Dans un premier temps, il est essentiel de définir une politique de remboursement précise qui s’applique à l’ensemble des employés de l’entreprise. Celle-ci peut intégrer les modalités de remboursement et les règles d’utilisation des bornes de recharge présentent sur le lieu de travail (si existantes).
Elle doit être accessible facilement à tout employé et être suffisamment claire pour ne pas provoquer de confusion. Aussi, elle doit être révisée régulièrement pour s’adapter à l’évolution des tarifs, des équipements, ainsi qu’aux retours d’expérience.
Utilisation de technologies et de logiciels de gestion
Pour une gestion facilitée et une distinction aisée entre utilisation professionnelle et privée des bornes de recharge, il existe différents outils. Ceux-ci permettent de superviser à distance les recharges des véhicules de la flotte, que ce soit sur les bornes en entreprise, à domicile ou en déplacement. La visibilité est complète sur les dépenses effectuées, mais aussi sur les remboursements à prévoir.
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