Qui paie les frais de recharge pour les voitures électriques de fonction ?

Remboursement frais recharge électrique|Avantage en nature pour les véhicules électriques|Réglementation parking publics

Le verdissement des parcs automobiles des entreprises ouvre la porte à de nombreuses questions. Outre le fait de prendre de nouvelles habitudes pour recharger son véhicule électrique de fonction, il faut également savoir qui paie la facture. D’autant plus que chaque entreprise peut avoir sa propre politique en la matière. Quelles sont les différentes options ? Que dit la loi ? Quelles sont les informations à savoir en matière de remboursement des frais de recharge à domicile pour les salariés. Faisons le point !

Les options de remboursement des frais de recharge

Avant toute chose, il est intéressant de revenir sur la distinction entre véhicule de service et véhicule de fonction. Si le premier est uniquement dédié aux déplacements professionnels, le second peut être utilisé à des fins personnels. Le remboursement des frais est alors plus complexe pour une voiture de fonction, puisque dans la majorité des cas, les entreprises ne défraient que les dépenses qui ont trait aux trajets professionnels. Toutefois, dans les deux cas, plusieurs options sont possibles.

Remboursement des frais de recharge au bureau

La solution la plus simple pour une entreprise est d’installer des bornes de recharge sur son parking privé et de les mettre à disposition des employés. De cette manière, les dépenses liées à la recharge des véhicules de fonction sont directement facturées à l’entreprise.

Ne nécessitant aucun frais de la part du salarié, il n’y a aucun remboursement à prévoir. Du moins, si la recharge est destinée à un usage professionnel.

En effet, dans le cadre de trajets personnels, les entreprises ne sont pas tenues de rembourser ou de prendre en charge les coûts liés à la recharge du véhicule. Tout dépend de la politique de l’entreprise. Celle-ci peut interdire toute utilisation privée de ses bornes de recharge, proposer des forfaits ou utiliser un outil de refacturation. C’est alors au salarié de rembourser l’entreprise et non l’inverse.

Remboursement des frais de recharge à domicile

Plus difficile à mettre en place, mais plus économique, l’installation de bornes de recharge au domicile des salariés est une autre solution possible. Financée par l’entreprise, cette option permet de réduire les frais de recharge, car le prix de l’électricité est souvent plus bas à domicile que sur une borne de recharge publique. De même, l’employé peut jouer avec les heures creuses et mettre son véhicule en charge au bon moment pour optimiser les coûts.  

Néanmoins, la même problématique que pour les recharges personnelles en entreprise se pose. Les frais liés aux déplacements professionnels doivent être séparés des frais liés aux déplacements privés.

Dans ces conditions, deux possibilités s’offrent aux entreprises :

  • Le remboursement forfaitaire : l’entreprise fait une estimation du nombre de recharges nécessaires, du nombre de kilomètres parcouru ou des frais engagés pour l’usage professionnel du véhicule. Il fixe ensuite un montant moyen (une base forfaitaire), qu’il paie chaque mois au salarié. Cette option contourne la nécessité de distinction entre recharge professionnelle et personnelle et décomplexifie le remboursement.
  • Le remboursement des frais réels : il s’effectue sur la base des notes de frais fournies par les salariés. Cette solution est plus juste puisque ce sont les dépenses réellement engagées qui sont remboursées et non une estimation. Cependant, elle est plus compliquée à mettre en œuvre, car les notes de frais doivent être justifiées par des moyens fiables, à l’instar d’un sous-compteur ou d’une borne connectée à une console de supervision.

Remboursement sur les bornes publiques

Lors des déplacements, la recharge d’un véhicule électrique de fonction ne peut se faire que sur des bornes publiques. Dans ce cadre, les solutions de remboursement sont proches de celles connues des conducteurs de voitures thermiques.

Le salarié peut payer le prix de la recharge et demander un remboursement par le biais d’une note de frais, qu’il devra justifier avec une facture détaillée. L’entreprise peut aussi lui fournir une carte de recharge, qui fonctionne de la même manière qu’une carte carburant, et qui permet de payer sur de très nombreuses bornes de recharge publiques.

Le cadre légal et réglementaire

Le remboursement des frais engagés par la recharge d’un véhicule de fonction est encadré par la loi, mais également par l’URSSAF qui s’assure de la bonne distinction entre frais professionnels et avantages en nature.

Législation actuelle sur les frais de recharge des véhicules électriques

Selon l’arrêté du 20 décembre 2002, les dépenses d’un salarié effectuées au titre de son activité professionnelle doivent être remboursées par son employeur. Ce remboursement peut être forfaitaire ou réel, par le biais de notes de frais.

Les dépenses inhérentes à la recharge d’un véhicule de service ou d’un véhicule de fonction pour des déplacements professionnels sont ainsi considérées comme des frais professionnels.

Notion qu’il faut différencier des avantages en nature, qui sont des prestations fournies par l’employeur au salarié. Par exemple, si l’entreprise rembourse les frais destinées à partir en vacances avec son véhicule de fonction, c’est un avantage en nature. Elle n’est pas dans l’obligation de le faire.

Dans le cas d’un véhicule de fonction, il est important de faire la distinction entre les frais professionnels et les avantages en nature, car ils ne sont pas soumis aux mêmes règles fiscales. Et ce, que ce soit du côté de l’employeur que de l’employé.

Implications fiscales pour l’employeur et l’employé

L’URSSAF (Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales) collecte les différentes cotisations et contrôle qu’elles respectent bien la législation actuelle.

Ainsi, elle s’assure que les entreprises catégorisent correctement les frais professionnels et les avantages en nature. Une erreur pouvant impacter financièrement l’employeur comme l’employé :

  • Les frais professionnels, et notamment les frais de déplacement, sont exclus des cotisations sociales et, par conséquent, du revenu imposable du salarié.
  • Les avantages en nature sont soumis aux cotisations sociales patronales et salariales et font partie intégrante de la rémunération du salarié. Ils sont donc inclus dans le revenu imposable du salarié.

Dans les deux cas, ces dépenses sont déductibles du résultat imposable de l’entreprise.

Meilleures pratiques pour la gestion des frais de recharge

Entre les différentes options de recharge et les obligations légales et fiscales, il n’est pas évident de trouver la meilleure façon de gérer le remboursement des recharges d’un véhicule de fonction électrique. Heureusement, des solutions existent.

Élaboration de politiques claires et transparentes

Dans un premier temps, il est essentiel de définir une politique de remboursement précise qui s’applique à l’ensemble des employés de l’entreprise. Celle-ci peut intégrer les modalités de remboursement et les règles d’utilisation des bornes de recharge présentent sur le lieu de travail (si existantes).

Elle doit être accessible facilement à tout employé et être suffisamment claire pour ne pas provoquer de confusion. Aussi, elle doit être révisée régulièrement pour s’adapter à l’évolution des tarifs, des équipements, ainsi qu’aux retours d’expérience.

Utilisation de technologies et de logiciels de gestion

Pour une gestion facilitée et une distinction aisée entre utilisation professionnelle et privée des bornes de recharge, il existe différents outils. Ceux-ci permettent de superviser à distance les recharges des véhicules de la flotte, que ce soit sur les bornes en entreprise, à domicile ou en déplacement. La visibilité est complète sur les dépenses effectuées, mais aussi sur les remboursements à prévoir.

Partenaire de la transition électrique des entreprises, l’équipe Chargemap Business vous propose ces outils innovants et intuitifs. Mais pas uniquement ! Elle accompagne les professionnels de manière globale et les conseille afin de répondre au mieux à leurs besoins et à ceux de leurs collaborateurs. Des questions sur le remboursement des frais de recharge pour les voitures électriques de fonction ? Les experts Chargemap Business sauront vous accompagner et vous apporter les réponses à vos questions.

3. Mise en place un Plan de Mobilité Employeur (PDMe)

Depuis 2020, les entreprises de plus de 50 salariés sur un même site sont tenues d’élaborer un Plan de Mobilité Employeur (PDMe) pour :
  • Encourager des déplacements domicile-travail plus durables (covoiturage, vélo, transports en commun).
  • Réduire les émissions de CO₂ liées aux trajets professionnels.
  • Améliorer la qualité de vie au travail et répondre aux exigences des Zones à Faibles Émissions (ZFE).
Ce plan doit être conçu en concertation avec les salariés et intégré dans les négociations annuelles obligatoires. Ces mesures sont des opportunités pour moderniser les pratiques professionnelles tout en contribuant activement à la transition écologique.

Comment se préparer à ces changements ?

Anticiper ces changements tout en minimisant les impacts organisationnels et financiers, tel sera le cheval de bataille pour les entreprises !

1. Auditer vos besoins en mobilité

Avant tout, réalisez une évaluation complète de vos pratiques actuelles :
  • Flotte de véhicules : identifiez les modèles à remplacer pour respecter les quotas de véhicules à faibles émissions (VFE).
  • Infrastructures : analysez vos parkings pour prévoir l’installation ou le pré-équipement des bornes de recharge.
  • Déplacements domicile-travail : comprenez les habitudes de vos collaborateurs pour adapter les solutions proposées (transports en commun, covoiturage, vélos).
Un audit précis vous permettra d’établir un plan d’action réaliste et priorisé.

2. Prévoir le budget nécessaire pour les infrastructures

L’installation de bornes de recharge ou le renouvellement des flottes peut représenter un investissement important. Pour limiter les coûts :
  • Tirez parti des dispositifs d’aides, comme lqui finance jusqu’à 50 % des coûts d’installation pour les bornes.
  • Planifiez vos investissements sur plusieurs années pour répartir les dépenses.
  • Analysez le retour sur investissement (ROI) : en optant pour des véhicules électriques, vous réduirez vos coûts d’exploitation (entretien, énergie).

3. Réorganiser vos processus internes

La transition vers des pratiques de mobilité durable nécessite des ajustements organisationnels :

  • Mettre en place un Plan de Mobilité Employeur (PDMe)
  • Formez vos équipes : accompagnez vos salariés pour leur apprendre à utiliser les nouveaux outils (véhicules électriques, bornes, plateformes de covoiturage).
Webinar : bien accompagner ses collaborateurs
  • Optimisez la gestion des recharges pour votre flotte électrique : des solutions comme Chargemap Business permettent aux entreprises de simplifier et centraliser la gestion des recharges : suivi des consommations énergétiques, gestion centralisée des bornes et accompagnement des salariés.

4. Valoriser votre image et exploiter les opportunités

Au-delà des contraintes, la Loi LOM offre aux entreprises l’opportunité de se positionner en acteurs responsables et innovants :

  • Renforcez votre image de marque : montrez votre engagement pour l’environnement à vos clients, partenaires et collaborateurs.
  • Attirez et fidélisez les talents : proposer des solutions de mobilité moderne et durable peut améliorer la qualité de vie au travail et renforcer l’attractivité de votre entreprise.
  • Profitez des économies sur le long terme : grâce à des véhicules moins coûteux à l’usage et à l’entretien, et une réduction des coûts énergétiques par rapport au carburant classique.

Conclusion

La Loi LOM représente une opportunité de moderniser vos pratiques de mobilité tout en répondant aux enjeux environnementaux. En anticipant les obligations – flottes propres, bornes de recharge, plans de mobilité, votre entreprise peut transformer ces défis en avantages stratégiques. Etes-vous prêts à faire de la mobilité durable un levier stratégique pour votre entreprise ? Découvrez comment Chargemap Business accompagne les entreprises face à la Loi LOM.

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